KALINA COSMETICS S.A.S. reconoce la importancia y la responsabilidad asociada al tratamiento de datos personales de sus clientes, empleados, proveedores y demás partes interesadas. Esta política tiene como objetivo establecer los principios, procedimientos y prácticas que regirán la recopilación, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales, de acuerdo con la normativa colombiana de Habeas Data y la Constitución Política de Colombia.
La Constitución Política de Colombia estableció en el artículo 15 el derecho de protección de datos personales como el derecho de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas. Mediante la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, el Congreso de la República reglamentó el ya mencionado derecho al establecer las Disposiciones Generales para la Protección de Datos Personales en Colombia, igualmente reglamentada por los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014 (hoy incorporados en el Decreto único 1074 de 2015), entre otros.
En cumplimiento de las anteriores disposiciones KALINA COSMETICS SAS consciente de la responsabilidad que les asiste en materia de Tratamiento de Datos Personales de los titulares, garantiza el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización respecto a las informaciones que hayan recogido sobre ellas en las bases de datos que la Entidad, ha recopilado para las finalidades previstas en la Ley y las autorizaciones respectivas, las cuales han sido tratadas conforme a lo establecido por el régimen nacional de protección de datos personales.
Para tales efectos KALINA COSMETICS S.A.S. ha elaborado la presente POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, cuya aplicación es de carácter obligatorio para todas las personas naturales o jurídicas que hagan tratamiento de los datos personales registrados en las bases de datos de la Entidad, con el fin de proporcionar los lineamientos necesarios para el cumplimiento de las obligaciones legales en materia de protección de datos personales. KALINA COSMETICS S.A.S, se permite informar a todos los interesados, que los datos personales que obtenga en virtud de las operaciones que se soliciten o celebren con la Entidad, serán tratados conforme a los principios y deberes definidos en la ley 1581 de 2012 y demás normas que traten y regulen esta materia. Para todos los fines pertinentes, el domicilio físico es Km 5 Av. Las Palmas , Cra 28 # 17 – 452, Medellín Antioquia, apto 505. Mail: kalinacosmeticsas@gmail.com
OBJETO: La presente Política tiene como objeto dar la información necesaria y suficiente a los diferentes grupos de interés, así como establecer los lineamientos que garanticen la protección de los datos personales que son objeto de tratamiento de datos personales a través de los procedimientos de KALINA COSMETICS S.A.S. para de esta forma, dar cumplimiento de la ley, políticas y procedimientos de atención de derechos de los titulares, criterios de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión que se dará a los datos personales.
DESTINATARIOS: Esta política se aplicará a todas las bases de datos tanto físicas como digitales, que contengan datos personales y que sean objeto de Tratamiento por parte de KALINA COSMETICS S.A.S, considerada como responsable. Igualmente, en aquellos casos en que operen como encargadas del tratamiento de datos personales. La política está dirigida a que la ciudadanía en general tenga a su disposición la información necesaria y suficiente sobre los diferentes tratamientos y fines sobre los que serán objeto sus datos, así como los derechos que ellos, como titulares de datos personales, pueden ejercer frente a KALINA COSMETICS S.A.S cuando esta tenga el rol de responsable del tratamiento de sus datos personales. Esta política es de obligatorio conocimiento y cumplimiento por todos para todas las personas naturales o jurídicas responsables de la administración de bases de datos personales de KALINA COSMETICS S.A.S, en especial los administradores del manejo de bases de datos y por aquellos funcionarios y contratistas que reciben, atienden y dan respuesta directa o indirectamente a las peticiones.
ALCANCE: Dar un trámite expedito y legal a las diferentes solicitudes y reclamaciones hechas por los Titulares de la Información, así como por sus causahabientes u otra persona que cuente con la debida autorización. Dar cumplimiento a las exigencias de la normatividad vigente en materia de Protección de Datos Personales, así como a cualquier exigencia originada en el principio de responsabilidad demostrada (accountability). Brindar la debida protección a los intereses y necesidades de los titulares de la Información personal tratada
por KALINA COSMETICS S.A.S.
KALINA COSMETICS S.A.S se compromete a aplicar los siguientes principios en el tratamiento de datos personales:
ACCESO RESTRINGIDO: Nivel de acceso a la información limitado a parámetros previamente definidos. KALINA COSMETICS SAS no hará disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios de comunicación masiva, a menos que se establezcan medidas técnicas que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las
personas autorizadas.
ÁREA RESPONSABLE DE PROTECCIÓN DE DATOS: Es la representación legal dentro de KALINA COSMETICS SAS , la que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales y la implementación del Programa Integral de Protección de Datos Personales.
ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN A PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y CONSULTAS: Las peticiones, quejas, reclamos y consultas formuladas por los titulares de datos serán atendidas por la representante legal de KALINA COSMETICS SAS y/o a través de delegados nombrados para esos efectos.
BASE DE DATOS: Conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de tratamiento. Incluye archivos físicos y electrónicos.
CALIDAD DEL DATO: El dato personal sometido a tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de datos personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error a KALINA COSMETICS S.A.S deberá abstenerse de someterlo a Tratamiento, o solicitar a su Titular la completitud o corrección de la información.
CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: Los datos personales sólo serán tratados por aquel personal jurídico de KALINA COSMETICS SAS o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrán entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con autorización o no hayan sido habilitados por KALINA COSMETICS S.A.S.
CONFIDENCIALIDAD: Elemento de seguridad de la información que permite establecer quiénes y bajo qué circunstancias se puede acceder a la misma.
DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).
DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
DATO SEMIPRIVADO: Es aquella información que no es de naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como es el caso de los datos financieros, crediticios o actividades comerciales
DATO SENSIBLE: Aquel dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. KALINA COSMETICS SAS actúa como encargado del tratamiento de datos personales en los casos, en los que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta de un responsable del tratamiento.
INFORMACIÓN DIGITAL: Toda aquella información que es almacenada o transmitida por medios electrónicos y digitales como el correo electrónico, WhatsApp u otros sistemas de información.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. KALINA COSMETICS SAS actúa como responsable del tratamiento de datos personales frente a todos los datos personales sobre los cuales decida directamente, en cumplimiento de las funciones propias reconocidas legalmente. Si los datos personales bajo control y responsabilidad de KALINA COSMETICS SAS fueran hurtados, hackeados o defraudados por medios electrónicos o físicos, la gerencia instaurará las respectivas denuncias penales, civiles y administrativas ante los órganos competentes.
Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
Los titulares de datos personales tendrán los siguientes derechos:
La alta dirección de KALINA COSMETICS S.A.S. será responsable de velar por el cumplimiento de esta política, asignando roles y responsabilidades a los encargados del tratamiento de datos personales.
KALINA COSMETICS S.A.S. establecerá procedimientos internos para el tratamiento de datos personales, incluyendo la obtención de consentimiento, la seguridad de la información, la respuesta a solicitudes de titulares y la notificación de brechas de seguridad.
La empresa registrará las bases de datos que contengan datos personales en el Registro Nacional de Bases de Datos conforme a la normativa colombiana, en atención de la necesidad para la Vigencia y Actualización de datos. Los datos recopilados en las pasarelas de pagos serán responsabilidad de KALINA COSMETICS S.A.S, en el porcentaje de conocimiento de la información, la protección de la demás información personal obtenida será responsabilidad plena de la empresa contratada para la prestación de ese servicio.
DATOS SENSIBLES Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando: a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización. c) El Tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. d) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
AUTORIZACIÓN ESPECIAL DE DATOS PERSONALES SENSIBLES. KALINA COSMETICS SAS informará a través de los diversos medios de obtención de la autorización a todos sus titulares, que en virtud de la ley 1581 del 2012 y normas reglamentarias estos no están obligados a otorgar la autorización para el tratamiento de datos sensibles.
En caso de tratamiento de datos relativos a la salud, KALINA COSMETICS SAS implementará las medidas necesarias para proteger la confidencialidad de la información. Los datos sensibles biométricos tratados tienen como finalidad la identificación de las personas, la seguridad, el cumplimiento de obligaciones legales y la adecuada prestación de los productos.
DERECHO DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES: En el Tratamiento de datos se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Sólo podrán tratarse aquellos datos que sean de naturaleza pública. El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
KALINA COSMETICS S.A.S entiende que cada persona, sin importar su edad, sexo, filiación religiosa o situación social es propietario o titular de su propia información personal, y esa titularidad implica que el ciudadano puede controlar sus datos mediante la “autodeterminación informática”, es decir que tiene la potestad de decidir qué información comparte y cuál se reserva.
No obstante, frente al tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes (menores de 18 años) KALINA COSMETIC S.A.S. hace saber que la situación resulta aún más compleja, pues al ser personas vulnerables e indefensas debido a la falta de madurez para tomar decisiones y actuar con autonomía, el estado y la sociedad se encuentran en la obligación de brindar una protección especial, en procura de garantizar su desarrollo armónico e integral.
Sobre este particular, KALINA COSMETICS S.A.S, fundamenta esta política de tratamiento de datos a menores de edad en la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 que incorporó reglas especiales para la protección de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, al punto que el artículo 7 de la ley 1581 de 2012 señala que la recolección y tratamiento de datos personales de menores está prohibida, salvo aquellos datos de naturaleza pública (información relativa al estado civil u ocupación).
Sin embargo, esa prohibición tajante fijada por el legislador, conforme KALINA COSMETICS S.A.S. fue diligentemente asesorada, fue mitigada por la Corte Constitucional en sentencia C – 748 DE 2011, al señalar que esta prohibición no es absoluta, pues de considerarlo así se podría estar vulnerando el ejercicio de otros derechos superiores indispensables para este tipo de personas especiales, como por ejemplo el acceso al derecho a la salud, educación, seguridad, integridad, vida, entre otros.
KALINA COSMETICS S.A.S. en el entendido de la Corte resalta, que conforme, la citada sentencia que el tratamiento de datos de menores de edad sí es posible, siempre y cuando el fin que se persiga responda al interés superior del menor, y se asegure sin excepción alguna el respeto de sus derechos prevalentes.
De modo que, KALINA COSMETICS S.A.S. entiende y acepta que el Gobierno Nacional a través del artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, siguiendo los lineamientos planteados por la Corte Constitucional, estableció que el tratamiento de datos personales de menores de edad debe cumplir dos requisitos:
(i) que responda y respete el interés superior, es decir derechos prevalentes, y
(ii) que asegure el respeto de sus derechos fundamentales, de modo que si ese tratamiento afecta algún derecho constitucional del menor, no podrá realizarse.
KALINA COSMETICS S.A.S. expresa que si se cumplen estos dos requisitos, el representante legal del menor podrá autorizar de forma previa, expresa e informada el tratamiento de los datos personales del menor, teniendo en cuenta siempre la opinión que éste pueda brindar según su grado de madurez y entendimiento para comprender el asunto.
Si, KALINA COSMETICS S.A.S. recopila y trata los datos personales de un menor de edad, velará siempre por el uso adecuado de los mismo, de acuerdo a la finalidad para la cual fueron autorizados, y conservará la información bajo condiciones de seguridad y confidencialidad suficientes para evitar su adulteración o divulgación.
En este orden de ideas, KALINA COSMETICS S.A.S expresa que el tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes, por la condición y naturaleza de los mismos, debe hacerse con estricto cuidado, pues no todo evento faculta para recopilar y tratar datos personales de estas personas, sobre todo cuando la finalidad es para adelantar campañas publicitarias o comerciales, dado que estas no responden a proteger un derecho o interés superior, situación que podría estar conduciendo a una indebido tratamiento de datos personales, a pesar de contar con la autorización del representante legal.
Por lo anterior, KALINA COSMETICS S.A.S tiene presente que la recopilación de datos personales de un menor de edad (dirección, teléfono, correo electrónico, datos biométricos, entre otros) va más allá de la autorización, pues implica el cumplimiento de una serie de requisitos adicionales, que de no acatarse conforme lo indica la ley, obliga a KALINA COSMETICS S.A.S. a efectuar las denuncias legales necesarias o la destrucción digital de datos, todo destinado a la protección de los menores de edad y sus datos personales.
KALINA COSMETICS SAS podrá transferir y transmitir los datos personales a terceros con quienes tenga relación operativa que le provean de servicios necesarios para su debida operación, o de conformidad con las funciones establecidas a su cargo en las leyes.
En dichos supuestos, se adoptarán las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a sus datos personales cumplan con la presente Política y con los principios de protección de datos personales y obligaciones establecidas en la Ley.
En todo caso, cuando KALINA COSMETICS SAS transmita los datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, establecerá cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el que indicará:
Mediante dicho contrato el encargado se comprometerá a dar aplicación a las obligaciones del responsable bajo la política de Tratamiento de la información fijada por este y a realizar el Tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables vigentes.
Además de las obligaciones que impongan normas aplicables dentro del citado contrato, deberán incluirse las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo encargado:
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes y vigentes.
La información solicitada por los Titulares de información personal será suministrada principalmente por medios electrónicos, o por cualquier otro sólo si así lo requiere el Titular. La información suministrada por KALINA COSMETICS SAS será entregada sin barreras técnicas que impidan su acceso; su contenido será de fácil lectura, acceso y tendrá que corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.
KALINA COSMETICS SAS al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:
KALINA COSMETICS SAS como responsable del Tratamiento de datos personales, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:
Todos los miembros de KALINA COSMETICS S.A.S, al realizar las actividades propias de su cargo, asumirán las responsabilidades y las obligaciones que se tienen en el manejo adecuado de la información personal, desde su recolección, almacenamiento, uso, circulación y hasta su disposición final.
La información de carácter personal contenida en las bases de datos debe ser utilizada y tratada de acuerdo con las finalidades descritas en la presente política. En caso de que algún área identifique nuevos usos diferentes a los descritos en la presente política de tratamiento de datos personales, deberá informar al gerente de KALINA COSMETICS S.A.S, quienes evaluarán y gestionarán, cuando aplique, su inclusión en la presente política. Igualmente, se deben tomar en consideración los siguientes supuestos:
El almacenamiento de la información digital y física se realiza en medios o ambientes que cuentan con adecuados controles para la protección de los datos. Esto involucra controles de seguridad física e informática, tecnológicos y de tipo ambiental en áreas restringidas, en instalaciones propias y/o centros de cómputo o centros documentales gestionados por terceros.
La destrucción de datos personales de medios físicos y electrónicos se realiza a través de mecanismos que no permiten su reconstrucción. Se realiza únicamente en los casos en que no constituya el desconocimiento de norma legal alguna, dejando siempre la respectiva trazabilidad de la acción. La destrucción comprende información contenida en poder de terceros como en instalaciones propias.
Se entiende por incidencia cualquier anomalía que afecte o pudiera afectar la seguridad de las bases de datos o información contenida en las mismas. En caso de conocer alguna incidencia ocurrida, el usuario debe comunicar a KALINA COSMETICS SAS quien adoptará las medidas oportunas frente al incidente reportado. KALINA COSMETICS SAS informará de la incidencia a la Delegatura de Protección de Datos Personales de LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO, en el módulo habilitado para tal efecto dentro de los 15 días a partir del conocimiento de esta.
Los titulares de Datos Personales, sin importar el tipo de vinculación que tengan con KALINA COSMETICS SAS, pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y/o revocar la autorización otorgada, de acuerdo con el “Procedimiento para actualizar, rectificar y suprimir información y/o revocar autorizaciones.
KALINA COSMETICS SAS, garantizan a los titulares de datos personales contenidos en sus bases de datos o a sus causahabientes o personas autorizadas, el derecho de consultar toda la información contenida en su registro individual o toda aquella que esté vinculada con su identificación conforme se establece en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
Responsable de atención de consultas: La gerencia de KALINA COSMETICS SAS o los que ella delegue para esos fines, serán los responsables de recibir y dar trámite a las solicitudes remitidas, en los términos, plazos y condiciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y en las presentes políticas.
Las consultas dirigidas a KALINA COSMETICS SAS deberán contener como mínimo la siguiente información:
Plazos de Respuesta a consultas: Las solicitudes recibidas mediante los anteriores medios serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.
Prórroga del plazo de Respuesta: En caso de imposibilidad de atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
Derechos Garantizados mediante el procedimiento de reclamos:
La gerencia de KALINA COSMETICS SAS será la responsable de recibir y dar trámite a las solicitudes remitidas, en los términos, plazos y condiciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y en las presentes políticas. Las reclamaciones presentadas deberán contener como mínimo la siguiente información:
En caso de que la reclamación se presente sin el cumplimiento de los anteriores requisitos legales, se solicitará al reclamante dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas y presente la información o documentos faltantes.
Desistimiento del Reclamo: Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que KALINA COSMETICS SAS reciba un reclamo dirigido a otra organización o empresa, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al reclamante.
Recibida la reclamación de forma completa, en un término máximo de dos (2) días hábiles contados desde la recepción, KALINA COSMETICS SAS Incluirán en la base de datos donde se encuentren los datos personales del Titular, una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
En caso de resultar procedente la Supresión de los datos personales del titular de la base de datos conforme a la reclamación presentada, KALINA COSMETICS SAS deberá realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información, sin embargo, el Titular deberá tener en cuenta que en algunos casos cierta información deberá permanecer en registros históricos por cumplimiento de deberes legales de la organización por lo que su supresión versará frente al tratamiento activo de los mismos y de acuerdo a la solicitud del titular.
CONTROL ACCESO. Las áreas donde se ejecutan procesos relacionados con información confidencial o restringida deben contar con controles de acceso que sólo permitan el ingreso a los colaboradores autorizados y que permita guardar la trazabilidad de los ingresos y salidas.
VIDEO VIGILANCIA. KALINA COSMETICS SAS, contará con cámaras de video vigilancia que tienen como finalidad dar cumplimiento a las políticas de seguridad física, cumpliendo con los parámetros establecidos en la Guía para la Protección de Datos Personales en Sistemas de Videovigilancia, expedidos por la SIC como autoridad de control. Las imágenes deberán ser conservadas por un tiempo máximo de 90 días. En caso que la imagen respectiva sea objeto o soporte de una reclamación, queja, o cualquier proceso de tipo judicial, hasta el momento en que sea resuelto.
KALINA COSMETICS SAS, realizará procesos de revisión o auditorías en materia de protección de datos personales verificando de manera directa o a través de terceros, que las políticas y procedimientos se han implementado adecuadamente en la Entidad. Con base a los resultados obtenidos, se diseñarán e implementarán los planes de mejoramiento (preventivos, correctivos y de mejora) necesarios.
Por regla general KALINA COSMETICS SAS realizará estos procesos de revisión con una periodicidad mínima de un año o de forma extraordinaria ante incidentes graves que afecten a la integridad de las bases de datos personales. Los resultados de la revisión junto con los eventuales planes de mejoramiento serán presentados por la gerencia de KALINA COSMETICS SAS para su valoración y aprobación.
Las Bases de Datos de KALINA COSMETICS SAS tendrán el periodo de vigencia que corresponda a la finalidad para el cual se autorizó su tratamiento y de las normas especiales que regulen la materia, así como aquellas normas que establezcan el ejercicio de las funciones legales asignadas a la Entidad.
Se ratifica que de conformidad con el artículo 25 de la Ley 1581 y sus decretos reglamentarios, KALINA COSMETICS SAS podrá registrar sus bases de datos junto con la presente política de tratamiento de Datos Personales, en el Registro Nacional de bases de datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, de conformidad con el procedimiento establecido para el efecto.
La compraventa de bases de datos personales no está prohibida por el régimen colombiano de protección de datos personales; sin embargo, estas operaciones deben cumplir ciertos requisitos para salvaguardar el derecho fundamental de habeas data de los titulares.
Debe tenerse en cuenta que las transferencias de datos pueden ser nacionales o internacionales según el receptor esté ubicado o no en Colombia. No existe regulación expresa para las transferencias nacionales de datos personales; sin embargo, dado que el receptor realizará tratamiento de datos en territorio colombiano, le será aplicable de forma directa la normativa colombiana de protección de datos personales. Así, el comprador tendrá que cumplir las obligaciones de los responsables del tratamiento previstas en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y el Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.
También se deben considerar las restricciones que se derivan para el desarrollo de actividades publicitarias y de gestiones de cobranza en virtud de la Ley 2300 de 2023. Por ejemplo, el comprador puede tener una limitación para el envío de mensajes publicitarios que no estén estrictamente relacionados con el bien o servicio adquirido inicialmente por el consumidor (si la transacción inicial es el origen de los datos).
Por su parte, las transferencias internacionales están prohibidas salvo que:
(i) el comprador esté ubicado en un país con un nivel adecuado de protección de datos;
(ii) se configure alguna de las excepciones del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012; o,
(iii) se obtenga una declaración de conformidad previa. Esto teniendo en cuenta las reglas previstas en la Circular Única.
Para las compraventas internacionales es importante que el vendedor aplique el principio de responsabilidad demostrada para garantizar un adecuado tratamiento de los datos personales por parte del comprador. Para lo cual se sugiere incluir en el acuerdo obligaciones expresas en cabeza del comprador de dar tratamiento a los datos conforme a los principios que los tutelan (artículo 4 de la Ley 1581 de 2012) y de salvaguardar la seguridad de los datos personales que sean transferidos.
La presente política de tratamiento de datos personales rige a partir de su firma y complementa las políticas asociadas, con vigencia indefinida. Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento de datos personales, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto. Para los titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, se comunicará a través de avisos abiertos en la sede principal de la empresa.
